Hướng dẫn 9 cách định dạng ngày tháng trong Microsoft Excel

Tác giả: Ami Mít Ướt
64 lượt xem

Một tính năng rất hay của Excel đó chính là có rất nhiều cách khác nhau để thực hiện nhiều hàm phổ biến, bao gồm cả định dạng ngày tháng. Cho dù bạn đã nhập dữ liệu từ bảng tính hay bất cứ cơ sở dữ liệu nào khác hay đơn giản chỉ là nhập ngày hết hạn cho các hóa đơn hằng tháng của mình, đây là 9 cách định dạng ngày tháng trong Excel mà bạn cần phải biết nếu như muốn có một file tài liệu đẹp.

Ghi chú: Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel của Microsoft 365, Excel 2019, 2016 và 2013.

Có thể bạn quan tâm:

Cách thay đổi định dạng ngày tháng trong Excel bằng Format Cells

Cùng với việc sử dụng tính năng Format Cells trong Excel, bạn sẽ có thể thay đổi hiển thị ngày tháng trong Excel nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột.

Bước 1: Lựa chọn tab Home.

Bước 2: Trong nhóm Cells, lựa chọn Format và sau đó là Format Cells.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 1

Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, ngay tại thẻ Number, bạn chọn Date.

Bước 4: Như bạn có thể nhìn thấy ở hình ảnh bên dưới, có một số tùy chọn để định dạng ngày tháng trong mục Type.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 2

Mẹo: Bạn cũng có thể xem qua trình đơn thả xuống Locale (locations) để lựa chọn một định dạng ngày tháng phù hợp nhất với quốc gia của bạn.

Bước 5: Khi bạn đã chọn được một kiểu định dạng, hãy chọn OK để điều chỉnh cách hiển thị định dạng ngày tháng của ô đã chọn trong bảng tính Excel của bạn.

Hướng dẫn tạo định dạng ngày tháng Excel tùy chỉnh của riêng bạn

Nếu bạn không tìm thấy định dạng mình muốn sử dụng, hãy chọn Custom trong trường Category để định dạng ngày theo cách bạn mong muốn. Dưới đây là một số cách viết tắt bạn cần biết để có thể tạo định dạng ngày tháng tùy chỉnh cho riêng mình.

Cách viết tắt được sử dụng cho Excel dành cho ngày
Tháng được hiển thị là 1-12 m
Tháng được hiển thị là 01-12 mm
Tháng được hiển thị là Jan-Dec mmm
Hiển thị tên tháng đầy đủ từ Tháng 1 đến Tháng 12 mmmm
Tháng được hiển thị dưới dạng chữ cái đầu tiên của tháng mmmmm
Ngày (1-31) d
Ngày (01-31) dd
Ngày (Sun-Sat) ddd
Ngày (Sunday-Saturday) dddd
Năm (00-99) yy
Năm (1900-9999) yyyy

Bước 1: Chọn tab Home.

Bước 2: Trong nhóm Cells, lựa chọn Menu Format thả xuống, sau đó bạn chọn Format Cells.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 3

Bước 3: Trong thẻ Number của hộp thoại Format Cells, bạn hãy chọn Custom. Cũng giống như danh mục Date, có một số tùy chọn định dạng dành cho bạn.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 4

Bước 4: Khi bạn đã chọn được đúng định dạng mình mong muốn, hãy nhấn OK để thay đổi định dạng ngày cho ô đã chọn trong bảng tính Excel của mình.

Hướng dẫn cách đổi định dạng ngày tháng trong Excel bằng chuột

Nếu như bạn chỉ thích sử dụng chuột và muốn tránh thao tác qua nhiều Menu phức tạp, bạn có thể thay đổi định dạng ngày tháng bằng Menu ngữ cảnh (Menu chuột phải) trong Excel.

Bước 1: Chọn (các) ô chứa thông tin ngày tháng mà bạn muốn thay đổi định dạng.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào vùng đã chọn và nhấn Format Cells. Ngoài ra, bạn hãy nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 5

Mẹo: Ngoài ra, lựa chọn Home > Number, sau đó nhấn vào dấu mũi tên nằm ở phía dưới cùng bên phải của nhóm để mở Number Format. Hoặc, trong nhóm Number, bạn có thể nhấn vào menu xổ xuống, sau đó chọn More Number Formats.

Bước 3: Chọn Date, hoặc nếu như bạn muốn tùy chỉnh định dạng ngày tháng theo ý muốn của mình, hãy chọn Custom.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 6

Bước 4: Trong trường Type, bạn hãy lựa chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu định dạng của mình. Quá trình này có thể mất một chút thời gian để thử nghiệm để bạn lựa chọn được định dạng phù hợp.

Bước 5: Chọn OK khi bạn đã chọn được kiểu định dạng mà mình ưa thích.

Ghi chú: Cho dù bạn đang sử dụng danh mục Date hay Custom, nếu bạn nhìn thấy một trong các mục TypesDấu hoa thị (*), định dạng này sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngôn ngữ (địa điểm) bạn đã chọn.

Sử dụng Quick Apply cho định dạng ngày dài hoặc ngắn

Nếu như bạn cần thay đổi định dạng nhanh chóng từ Ngày ngắn (mm/dd/yyyy) hoặc Ngày dài (dddd, mmmm dd, yyyy hay Monday, January 1, 2020), thì có một cách làm điều này đó chính là thay đổi trong Ribbon (Menu chính) của Excel.

Bước 1: Chọn (các) ô mà bạn muốn thay đổi định dạng ngày.

Bước 2: Chọn Home.

Bước 3: Trong nhóm Number, bạn hãy chọn Menu thả xuống, sau đó chọn Short Date hoặc Long Date.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 7

Sử dụng hàm TEXT để nhập ngày tháng trong Excel

Công thức hàm này cũng là một lựa chọn tuyệt vời nếu như bạn cần giữ nguyên các ô định dạng ngày ban đầu. Bằng cách sử dụng hàm TEXT, bạn có thể chỉ định định dạng ngày cho từng ô bảng tính riêng lẻ trong Excel.

Để bắt đầu với công thức hàm TEXT, bạn hãy di chuyển đến một ô khác, sau đó nhập thông tin sau để bắt đầu thay đổi định dạng:

=TEXT(##, "chữ viết tắt của định dạng")

## là vị trí của ô và chữ viết tắt của định dạng là những ký tự đã được liệt kê trong phần Tùy chỉnh (Custom). Ví dụ: A2 chứa “13/7/2019” thì khi nhập lệnh =TEXT(A2, “mm/dd/yyyy”) sẽ được hiển thị là 07/13/2019.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 8

Sử dụng Find & Replace để cài đặt định dạng ngày tháng trong Excel

Phương pháp này là lựa chọn tốt nhất nếu như bạn đang cần thay đổi định dạng từ Dấu gạch ngang (-), Dấu gạch chéo (/), hoặc Dấu chấm (.) để phân tách ngày, tháng và năm. Điều này thực sự hữu ích nếu như bạn cần thay đổi định dạng một số lượng lớn ngày.

Bước 1: Chọn (các) ô bạn cần thay đổi định dạng ngày.

Bước 2: Chọn Home > Find & Select > Replace.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 9

Bước 3: Trong trường Find what, hãy nhập dấu phân cách ngày ban đầu của bạn (nó có thể là dấu gạch ngang, dấu gạch chéo hoặc dấu chấm).

Bước 4: Trong trường Replace with, hãy nhập nội dung bạn muốn thay đổi dấu phân tách định dạng thành kiểu mà bạn mong muốn (dấu gạch ngang, dấu gạch chéo hoặc dấu chấm).

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 10

Bước 5: Sau đó, bạn hãy chọn một trong các tùy chọn sau:

  • Replace All: Thay thế tất cả mục nhập ở trường đầu tiên và thay thế nó bằng lựa chọn của bạn ở trong trường Replace.
  • Replace: Chỉ thay thế phiên bản đầu tiên được tìm thấy.
  • Find All: Chỉ tìm kiếm tất cả các mục giống như những gì bạn đã nhập trong trường Find what.
  • Find Next: Chỉ tìm bản sao kế tiếp từ mục nhập của bạn trong trường Find what.

Sử dụng Text to Columns để chuyển đổi sang định dạng ngày tháng

Nếu ngày của bạn đang được định dạng dưới dạng chuỗi số và định dạng ô được đặt thành văn bản, thì Text to Columns có thể giúp bạn chuyển đổi chuỗi số đó thành một định dạng ngày tháng dễ nhận biết hơn.

Bước 1: Chọn (các) ô mà bạn muốn thay đổi định dạng ngày.

Bước 2: Đảm bảo rằng chúng đang được định dạng dưới dạng văn bản là Text (Bạn có thể nhấn Ctrl+1 để kiểm tra định dạng hiện tại của chúng).

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 11

Bước 3: Lựa chọn thẻ Data.

Bước 4: Trong nhóm công cụ Data, bạn hãy lựa chọn Text to Columns.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 12

Bước 5: Lựa chọn Delimited hoặc Fixed width, sau đó nhấn Next.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 13

Ghi chú: Trong hầu hết trường hợp, bạn nên chọn Delimited, vì độ dài ngày có thể bị thay đổi.

Bước 6: Bỏ chọn tất cả trong mục Delimiters và nhấn Next.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 14

Bước 7: Bên dưới khu vực Column data format, bạn hãy đánh dấu vào mục Date, sau đó chọn định dạng chuỗi ngày của bạn bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống rồi sau đó nhấn Finish.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 15

Sử dụng Error Checking để thay đổi định dạng ngày tháng

Nếu bạn đã nhập ngày tháng từ một nguồn tệp khác hoặc đã nhập năm có hai chữ số vào các ô được định dạng là Text, bạn sẽ nhận thấy có một biểu tượng hình tam giác nhỏ màu xanh lục nằm ở góc trên cùng bên trái của ô.

Đấy là tính năng Error Checking của Excel cho biết sự cố. Do cài đặt trong Error Checking, Excel sẽ tự động xác định các sự cố có thể xảy ra với các định dạng năm gồm hai chữ số. Để sử dụng tính năng Error Checking thay đổi định dạng ngày của bạn, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn một trong các ô báo lỗi. Bạn sẽ nhìn thấy Dấu chấm than với Menu thả xuống bên cạnh.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 16

Bước 2: Chọn Menu thả xuống và chọn Convert XX to 19XX hoặc Convert xx to 20XX, tùy thuộc vào năm bạn muốn hiển thị.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 17

Bước 3: Bạn sẽ thấy số năm của mình sẽ ngay lập tức được chuyển đổi thành số có 4 chữ số.

Sử dụng Quick Analysis để truy cập vào Format Cells

Quick Analysis (Phân tích nhanh) có thể được sử dụng cho nhiều mục đích hơn là định dạng màu sắc và kiểu dáng trong ô bảng tính của bạn. Và bạn cũng có thể dùng nó để truy cập vào hộp thoại Format Cells.

Bước 1: Chọn một số ô có chứa định dạng ngày bạn muốn thay đổi.

Bước 2: Lựa chọn Quick Analysis nằm ở phía dưới bên phải phần lựa chọn của bạn hoặc nhấn Ctrl+Q.

Bước 3: Trong phần Formatting, bạn hãy chọn Text That Contains.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 18

Bước 4: Sử dụng Menu thả xuống bên phải, lựa chọn Custom Format.

Bước 5: Chọn thẻ Number, sau đó chọn Date hoặc Custom.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 19

Bước 6: Bạn nhấn OK 2 lần khi hoàn tất.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel hình 20


Và đó là những cách thường được sử dụng để cài đặt và thay đổi định dạng ngày tháng trong Microsoft Excel. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích dành cho bạn.

Có thể bạn sẽ thích

guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments