Microsoft Office 365 là gì? Những lợi ích khi sử dụng Office 365

256

Một trong những phần mềm được nhiều người sử dụng nhất trên thế giới, Microsoft Office được sử dụng bởi 1.5 tỷ người dùng trên toàn thế giới.
Đa số mọi người sử dụng máy tính trong 3 thập niên qua luôn sử dụng Word, Excel, PowerPoint, gửi email thông qua Outlook, hoặc nhắn tin cho ai đó bằng ứng dụng Skype.
Vậy thì Office 365 là gì? Và nó có lợi ích gì khi sử dụng. Các bạn hãy cùng tìm hiểu nhé.

Microsoft Office 365 là gì?

office 365 là gì hình 3

Hàng triệu doanh nghiệp sử dụng các công cụ trên để xây dựng tài liệu, thuyết trình, gửi mail… Tuy nhiên Office làm được nhiều thứ hơn mà chúng ta không thể nhận ra, đặc biệt từ lúc ra mắt Microsoft Office 365.

Nếu bạn đang phân vân tại sao Office sử dụng trên Cloud lại có nhiều lợi ích hơn, hoặc chỉ muốn tìm hiểu về một ứng dụng có thể sử dụng ở mọi thiết bị, ở mọi nơi mà vẫn đầy đủ các công cụ thì không có lý do nào mà bạn sẽ không sử dụng Office 365.

Ra mắt chính thức vào năm 2011, Office 365 được xây dựng trên nền tảng đám mây, một phiên bản trả tiền khác của ứng dụng Microsoft Office. Office 365 cũng kế thừa toàn bộ những phần mềm chủ chốt từ phiên bản truyền thống Office, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote và tùy thuộc vào gói mà bạn mua, sẽ bao gồm thêm một số ứng dụng hoặc dịch vụ như Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer, và Microsoft Teams.

Hiện nay có nhiều gói Microsoft Office 365 khác nhau và tùy thuộc vào đối tượng mà giá tiền sẽ khác nhau, có gói cá nhân, gia đình, học sinh, doanh nghiệp….

Khác biệt của Microsoft Office 365 so với Office truyền thống

office 365 là gì hình 2

Office 365 là một dịch vụ giúp chúng ta sử dụng Microsoft Office trên nền tảng đám mây của Microsoft nếu chúng ta mua dịch vụ theo tháng/năm. Đồng nghĩa với việc Office 365 sẽ có những nổi trội hơn so với Office truyền thống, người dùng cần phải thanh toán các khoảng phí khác nhau tùy vào gói dịch vụ mà chúng ta chọn.

Với Office 365 người dùng luôn được sử dụng các phiên bản mới nhất, cũng như các chức năng vùa cập nhật từ Microsoft và mãi mãi. Còn với Microsoft Office thì người dùng phải chờ một thời gian để nhà sản xuất tích hợp vào thì mới sử dụng các tính năng như trên Office 365.

Office 365 là ứng dụng đầu tiên được xây dựng trên nền tảng đám mây. Tất cả dịch vụ, ứng dụng, dữ liệu cũng được lưu trữ trên chính máy chủ của Microsoft.

Người dùng không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm hoặc sử dụng các thiết bị đặc biệt nào để sử dụng. Office 365 cũng bao gồm dịch vụ email hosting, cloud storage, vì thế người dùng có thể tạo tài liệu Online và truy cập ở mọi nơi, mọi lúc khi mà họ muốn từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Ai sẽ là người mua Office 365?

Nếu đang tìm kiếm một bộ ứng dụng văn phòng cần thiết cho mọi máy tính, thì Microsoft Office 365 luôn là một lựa chọn tuyệt vời nhất, kèm theo đó là khả năng nâng cấp và cải tiến liên tục của ứng dụng. Cũng như, bạn có thể sử dụng tất cả ứng dụng được cung cấp trên mọi thiết bị khác nhau, tương thích hệ điều hành Windows 10/8.1/7 và MacOS (Office 2019 chỉ có thể hoạt động cho máy tính Windows 10).

Hiện tại Office 365 đang mở bán Office 365 với nhiều mức giá khác nhau. Nếu bạn là người duy nhất sử dụng bộ Office 365 và dịch vụ, bạn có thể mua gói Office 365 Personal có giá 69.9$/năm, với gói này bạn sẽ được sử dụng những phần mềm của Office 365 kèm theo 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive và Skype.

Tuy nhiên, nếu bạn có kế hoạch chia sẻ tài khoản với người thân, bạn bè, thì Office 365 Home sẽ là lựa chọn thích hợp hơn với mức giá 99.99$/năm, bạn cũng được sử dụng các ứng dụng có trong Office 365 và chia sẻ nó với 5 người khác. Mỗi người sẽ có 1TB dung lượng của OneDrive và Skype.

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng lâu dài, thì nên mua theo năm để tiết kiệm chi phí hơn so với mua theo tháng.

Chi tiết tại đây: Office 365 cho cá nhân, gia đình

Doanh nghiệp, công ty có cần Office 365?

Microsoft Office đã cung cấp cho người dùng những công cụ tuyệt vời trong suốt 3 thập niên qua; và bây giờ, hàng tỷ người sử dụng sản phẩm Office trên toàn thế giới. Với doanh nghiệp, Office vẫn đáp ứng đủ yêu cầu để xử lý các tài liệu hoặc chỉnh sửa bảng tính.
Những dịch vụ như Outlook cung cấp cho người dùng một nền tảng mạnh mẽ và chuyên nghiệp thông qua đó mà các doanh nghiệp dễ dàng xây dựng thương hiệu và kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ.

Điều đặc biệt của Microsoft Office 365 khi sử dụng cho doanh nghiệp là ngoài bộ ứng dụng văn phòng mặc định, bạn sẽ được sử dụng thêm các dịch vụ Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams. và cung cấp thêm Microsoft Defender, Office 365 Advanced Threat Protection, Intune để bảo mật dữ liệu tốt hơn.

Với Office 365, tất cả mọi thứ đều được kết nối với nhau. Cả hai đều được thông qua nền tảng web, dễ dàng teamwork, tiết kiệm thời gian của nhân viên, và đặc biệt hỗ trợ mọi người dễ dàng kết nối với nhau thông qua các ứng dụng như team chat, online meeting, chia sẻ tài liệu… Bao gồm cả sử dụng lưu trữ đám mây và ứng dụng điện thoại cho Office 365 để có thể sử dụng ở bất cứ đâu với sự bảo mật nội dung, cuộc trò chuyện, công việc từ tất cả thiết bị kết nối.

Chi tiết tại đây: Office 365 cho doanh nghiệp

Lợi ích và tính năng khi sử dụng Office 365

office 365 là gì hình 1

  1. Tất cả trong một: Office 365 kết nối tất cả Microsoft Office với những phần mềm Microsoft khác. Chúng ta chỉ tốn vài phút để tạo một tài khoản miễn phí để có thể test và có đồng bộ với cloud không.
  2. Sử dụng mọi lúc mọi nơi: Với Office 365, người dùng có thể sử dụng trình duyệt để đọc mail, chỉnh sửa tài liệu, tùy chỉnh thông tin liên hệ, đặt lịch bất kể các thiết bị hoặc ứng dụng web nào mà bạn sử dụng. Và có thể tổng hợp các tài liệu với những thành viên khác.
  3. An toàn lưu trữ dữ liệu: Bằng việc sử dụng lưu trữ đám mây và tất cả đều được lưu trữ cùng một nơi, chắc chắn rằng tất cả tài liệu của doanh nghiệp đều được bảo mật. Ngay cả khi máy tính nhiễm virus thì mọi thứ vẫn an toàn.
  4. Single Sign-on: Bạn chỉ cần đăng nhập MỘT lần cho MỘT tài khoản để sử dụng TẤT CẢ, mà không cần phải đăng nhập nhiều lần.
  5. Hỗ trợ 24/7: Chúng ta sẽ được đội ngũ IT của Microsoft hỗ trợ một cách tận tình, bảo đảm lên tới 99.9% uptime, phục hồi dữ liệu khi gặp vấn đề, bảo mật mạnh mẽ, đảm bảo tính riêng tư dữ liệu.
  6. Bảo mật: Office 365 xây dựng hệ thống bảo mật và liên tục cập nhật. Bạn sẽ luôn luôn biết được dữ liệu đang lưu trữ tại đâu và người nào đã truy cập chúng. Bạn cũng có thể xóa tất cả tài liệu đang lưu trữ từ điện thoại thông minh nếu phát hiện bị mất tài khoản.
    Tự động upgrade Office: Office 365 hỗ trợ tất cả các máy tính doanh nghiệp đều có cùng một phiên bản Office, và đều đồng loạt upgrade trong cùng một thời điểm.
  7. Đồng bộ dữ liệu: Khi sử dụng Office 365, email, lịch hẹn, thông tin liên hệ tất cả đều được đồng bộ. Nếu bạn thay đổi thông tin liên hệ bằng điện thoại thì tất cả các thiết bị khác đều sẽ được đồng bộ. Bạn cũng có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị hoặc save tài liệu ở máy tính và tiếp tục chỉnh sửa bằng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
  8. Tương tác thời gian thực: Mọi người trong nhóm đều có thể sử dụng Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Người dùng sẽ thấy được tất cả những thay đổi một cách trực tiếp và Office 365 sẽ tự động lưu khi chúng ta thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào, vì thế bạn có thể “quay lại” các phiên bản trước đó dễ dàng. Chắc chắn rằng với Office 365 sẽ nâng cao hiệu quả công việc khi mà cả nhóm đều tương tác được với tất cả tài liệu.