Phần mềm Slack là gì? Hướng dẫn tạo tài khoản và sử dụng Slack hiệu quả

336

Chắc hẳn bạn đã từng nghe về Slackphần mềm chat nội bộ được đa số công ty, doanh nghiệp sử dụng. Nhưng bạn chưa từng sử dụng phần mềm này trước đó và tự hỏi rằng liệu nó có giúp tăng hiệu quả cho công việc không? Trong bài viết này Canh Rau sẽ giải thích Slack là gì cũng như cách sử dụng phần mềm Slack như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất.

Hiện nay Slack có thể sử dụng trên mọi nền tảng từ Máy tính hệ điều hành Windows, MacOS cho đến điện thoại Android, iOS.

Slack là gì?

Slack là một ứng dụng chat nhóm mà bạn sử dụng được cả trên PC hoặc Mobile, được thiết kế tối ưu cho việc giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa mọi người với nhau. Tuy nhiên nó lại có những tính năng mà không phải ứng dụng Chat nào cũng có.

Phần mềm Slack cho phép chúng ta liên lạc qua các “Channel” để thảo luận nhóm và nhắn tin riêng để chia sẻ thông tin, file, và còn nhiều hơn nữa chỉ bằng một phần mềm duy nhất.

phần mềm slack là gì

Hướng dẫn đăng ký, tạo tài khoản Slack

Đầu tiên truy cập vào trang chủ chính thức của Slack tại đây: Trang chủ Slack

Nhập địa chỉ Email của mình để đăng ký tài khoản Slack.

phần mềm slack hình 1

Tiếp theo, nếu bạn muốn Join vào nhóm chat có sẵn thì chọn “Find your slack workspace”, còn tạo mới thì chọn “Create a new workspace”.

phần mềm slack hình 2

Sau đó bạn nhập 6 ký tự mà Slack đã gửi trong Email đã đăng ký theo hình ảnh bên dưới.

phần mềm slack hình 3

Nếu bạn chọn “Create a new workspace” thì chúng ta lần lượt điền tên nhóm chat, điền tên Channel, gửi lời mời đến mọi người bằng email. Đây là giao diện sau khi bạn đã tạo thành công nhóm chat.

phần mềm slack hình 4

Trường hợp bạn chọn “Find your slack workspace” thì bạn cần phải truy cập vào email, và xác nhận nhóm chat đã gửi lời mới đến mình như sau.phần mềm slack hình 5

Sau khi nhấn vào “Confirm Email Address” tại email, bạn sẽ được chuyển đến trang web của ứng dụng Slack và nhấn “Join” để gia nhập.

phần mềm slack hình 6

Cách sử dụng phần mềm Slack hiệu quả

Khi đăng nhập vào phần mềm Slack, giao diện đầu tiên bạn nhìn thấy như sau:

Hướng dẫn sử dụng Slack

Có 4 điểm mà bạn nên chú ý đầu tiên khi sử dụng Slack lần lượt như sau:

  1. Tên của nhóm Chat.
  2. Danh sách Channel (kênh) mà bạn đang là thành viên.
  3. Danh sách những người bạn vừa gửi tin nhắn riêng.
  4. Cửa sổ chat của Slack.

Đầu tiên, khi vừa đăng ký thành công thì Slack sẽ cho chúng ta lựa chọn tên cho nhóm Chat, và tên nhóm chat sẽ là một phần URL. Vì thế, nếu bạn tạo tên nhóm chat là “canhrau”, thì URL của nhóm chat đó sẽ là “canhrau.slack.com” và bạn có thể mời mọi người trở thành thành viên của nhóm chat đó.

Cửa sổ chat là nơi mà tất cả hoạt động của Slack sẽ diễn ra. Bạn sẽ đọc được mọi tin nhắn, sử dụng emoji, hình động, đặt lời nhắc, nhận thông báo. Và hơn cả, đây là nơi mà bạn sẽ nói chuyện với mọi người.

Làm cách nào để tìm kiếm tin nhắn và thành viên trong nhóm

Tìm kiếm (Search) là một trong các tính năng mạnh mẽ nhất của Slack, và bạn sẽ phải sử dụng tính năng này rất nhiều khi thực hiện các project đấy. Tất cả những gì được đăng, cũng như các liên kết được chia sẻ trong Slack thì bạn đều có thể tìm thấy cực nhanh thông qua công cụ này.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 1

Khi bạn bắt đầu nhập một vài từ khóa lên khung tìm kiếm, Slack sẽ gợi ý những gì tương tự thứ bạn đang tìm, như là một thành viên nào đó hoặc tin nhắn của họ từ các Channel.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các từ khóa đặc biệt hay được gọi là “operator” để thu hẹp kết quả tìm kiếm. Ví dụ, nếu muốn tìm kiếm các tin nhắn mới vào hôm nay bạn hãy nhập vào khung tìm kiếm “after:yesterday”.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 2

Bạn có thể xem chi tiết những cách sử dụng từ khóa đặc biệt tại đây.

Hướng dẫn thêm Emoji vào Slack thỏa thích

Một trong các chức năng thông dụng nhất của Slack là khả năng add thêm nhiều biểu tượng cảm xúc (emoji). Nếu admin của bạn cho phép, thì bất kỳ ai cũng được quyền thêm emoji vào channel bằng cách chọn Emoji > Add Emoji, sau đó thêm hình ảnh và đặt tên gọi cho biểu tượng cảm xúc đó.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 3

Tuy nhiên bạn cần lưu ý là kích thước hình ảnh emoji tối đa là 180×180 và dung lượng nhỏ hơn 128KB. Để có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc đã được thêm vào bạn hãy sử dụng cú pháp :[tên-emoji]: hoặc sử dụng Emoji để lựa chọn thủ công.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 4

Chỉnh sửa tin nhắn trên Slack

Nếu bạn gửi nhầm tin nhắn cho một đồng nghiệp nào đó, thì việc chỉnh sửa hoặc xóa tin nhắn đó là một việc rất cần thiết. Bạn chỉ cần di chuyển chuột tới tin nhắn đó, nhấn vào dấu ba chấm, sau đó chọn Edit để chỉnh sửa hoặc Delete để xóa tin nhắn.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 5

Đặt lời nhắc công việc bằng Slackbot

Nếu có quá nhiều công việc bận rộn, bạn có thể sử dụng Slack để nhắc nhở những việc mà mình sẽ làm thông qua tin nhắn riêng.

Ví dụ, nếu bạn muốn Slack nhắc chúng ta sau 30 phút sẽ phải build code project A, thì bạn hãy nhập: /remind me in 30 minutes build code project A. Ngay lập tức thì Slack sẽ gửi ngay xác nhận lại lời nhắc đó và lời nhắc này sẽ chỉ gửi riêng cho bạn và mọi người sẽ không thấy được chúng.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 7

Ghim tin nhắn quan trọng

Nếu có những thứ mà bạn muốn tất cả mọi người trong kênh chat phải biết, hoặc là tài liệu quan trọng để tham khảo trong công việc, thì việc ghim chúng trên channel là rất cần thiết. Để ghim tin nhắn trên Slack thì bạn hãy di chuyển vào tin nhắn và nhấn vào dấu ba chấm và chọn Pin to channel.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 8

Nếu muốn xem các tin nhắn được ghim trên channel thì bạn hãy biểu tượng ghim trên Channel đó thì sẽ thấy các tin nhắn được note lại tại ô bên phải.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 9

Chia sẻ tin nhắn với Timestamps

Ngoài việc ghim các tin nhắn quan trọng trên Slack, bạn cũng có thể lưu lại các tin nhắn ấy bằng sử dụng tính năng Timestamps. Đầu tiên bạn cũng di chuyển chuột vào tin nhắn đó và nhấn vào dấu ba chấm và chọn Copy Link, sau đó bạn dán chúng lên URL trình duyệt web, ứng dụng Slack sẽ tự động chuyển hướng đến đúng vị trí của tin nhắn đó (trừ khi người đó xóa tin nhắn). Ngoài ra bạn cũng có thể chia sẻ đường dẫn đó với những người khác nhé.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 10

Hướng dẫn sử dụng text code trên Slack

Nếu là dân Developer thì việc dán các dòng code vào channel là cực kỳ nhiều và bạn cũng sẽ khó mà biết đoạn code đó là của ngôn ngữ nào. Do đó để làm cho nó xuất hiện một cách gọn gàng và chính xác hơn thì bạn hãy nhấn vào Create New > Code or text snippet.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 11

Tiếp theo bạn hãy lựa chọn ngôn ngữ của code, sau đó dán đoạn code đó vào khung Content. Sau đó nhấn Create Snippet.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 12

Ngay lập tức, trên kênh chat chúng ta sẽ thấy ngay đoạn text code vừa được tạo ra, với các tính năng như Download, Share, Edit.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 13

Thay đổi giao diện (theme) của Slack

Nếu là một fan của Dark Theme thì khi sử dụng Slack có lẽ thứ gây khó chịu nhất cho bạn chính là màu tím của Sidebar nhỉ. Thật may là chúng ta có thể thay đổi màu sắc cho sidebar và toàn bộ ứng dụng Slack.

Đầu tiên, bạn hãy nhấn vào tên nhóm chat và chọn Preferences.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 14

Trong cửa sổ Preferences, nhấn vào Themes và chọn themes cho Slack cũng như sidebar của nó.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 15

Thêm App và đồng bộ mọi thông báo với Slack

Đây chính là điểm khác biệt lớn nhất so với các phầm chat thông thường khác, đó là Slack giúp bạn có thể kiểm soát tất cả thông báo của các trang: Github, Google Drive, Trello, Google Calendar, Mailchimp, Twitter… về một nơi.

Đầu tiên, bạn nhấn vào Add apps tại sidebar của Slack. Ngay lập tức bạn sẽ thấy được các App mà mình có thể đồng bộ với Slack, ngoài ra hãy sử dụng khung tìm kiếm phía trên nếu không thấy ứng dụng mà bạn đang muốn thêm vào nhé. Sau đó nhấn Add.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 16

Sau đó, tại cửa sổ trình duyệt web vừa được xuất hiện thì bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Slack của mình (nếu chưa đăng nhập), cuối cùng nhấn Add To Slack. Ngoài ra nếu muốn cài đặt thêm các app khác thì bạn cũng có thể sử dụng chính trang web này để tìm kiếm và thêm nhiều app hơn.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 17

Phụ thuộc vào ứng dụng mà bạn chọn Add To Slack thì các bước thực hiện sẽ khác nhau, do đó bạn chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn là được. Sau khi đã hoàn thành tất cả các bước thì khởi động lại Slack và mở mục Apps, thì bạn sẽ thấy được những app mà mình đã cài đặt.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack hình 18

Dễ dàng tương tác với mọi người với các lệnh trong Slack

Với Slack bạn có thể sử dụng các dòng lệnh để tương tác với mọi người:
@username: gửi thông báo đến người mà bạn đang nhắc đến.
@here: gửi thông báo đến tất cả mọi người ĐANG ONLINE trong Channel.

Cách dùng slack hình 1

@channel: gửi thông báo đến mọi người ĐANG ONLINE và OFFLINE trong Channel.
@everyone: gửi thông báo đến tất cả mọi người đang online ở tất cả các Channel.
Ngoài ra còn có các dòng lệnh để tương tác trực tiếp với Slack:
/open: tạo một Channel mới.
/leave: rời khỏi Channel.
/archive: khóa Channel.
/collapse: ẩn tất cả hình ảnh và video trong kênh.
/expand: hiển thị tất cả hình ảnh và video trong kênh.
/who: hiển thị những thành viên của kênh.

Cách dùng slack hình 2
/remind: tạo lời nhắc cho bản thân hoặc mọi người/kênh.
Bạn có thể tìm đầy đủ các dòng lệnh của Slack tại đây.

Tại sao nên sử dụng Slack cho công ty

  1. Khả năng chia sẻ file với nhiều người.
  2. Thông báo cho đồng nghiệp công việc ngay cả khi họ đang sử dụng sử dụng máy tính hoặc điện thoại, hoặc thông báo cho cả Channel.
  3. Tạo cuộc gọi Video hoặc Voice với những thành viên trong group chat.
    Đặt lịch nhắc nhở cho bản thân hoặc cho mọi người – Bạn có thể sử dụng chức năng có sẵn của Slack, hoặc Google Calendar để mọi người đều biết.
  4. Tạo được không gian gần gũi giữa sếp và nhân viên, ngay cả vào ngày nghỉ.
  5. Đặc biệt Slack còn hỗ trợ tương tác thời gian thực, thu hút sự chú ý của ai đó khi cần nhanh nhất, tạo khảo sát, giao diện dễ sử dụng…

Vậy phần mềm Slack là gì? Tổng kết lại, Slack là một công cụ tuyệt vời để giao tiếp với nhau, giúp mọi người trong công ty sẽ cảm thấy họ là một team thực thụ. Hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã có cái nhìn cơ bản về Slack và sử dụng phần mềm Slack để nâng cao chất lượng công việc