Categories: Tin học văn phòng

Cách sử dụng hàm COUNTIF để đếm giá trị có điều kiện trong Excel

Nếu bạn chỉ sử dụng Excel để ghi chú dữ liệu thủ công sẽ bỏ qua nhiều lợi ích của phần mềm Microsoft phổ biến này. Việc sử dụng các tính năng tích hợp trong Excel sẽ khiến cho công việc của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, để tận dụng được lợi ích của Excel, bạn cần phải tìm hiểu từng chức năng riêng lẻ. Và một trong những công cụ hữu ích do chính là hàm COUNTIF. Trong bài viết này, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về công thức và cách sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lượng có điều kiện trong Excel.

Nội dung chính:

Hàm COUNTIF được dùng để làm gì?

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang có một tệp tổng hợp các mục chưa được sắp xếp gồm: sản phẩm, doanh số bán hàng, số tháng và bạn đang muốn biết tần suất bán hàng của một sản phẩm cụ thể. Thay vì bạn sắp xếp chúng một cách thủ công, thì hãy sử dụng tính năng của hàm COUNTIF.

Hàm COUNTIF là gì?

Trong Microsoft Excel, COUNTIF là một hàm được dùng để thống kê số liệu. Lấy ví dụ, bằng cách tìm hiểu tần suất bán hàng của một danh sách sản phẩm, bạn sẽ dễ dàng nhận biết được mặt hàng nào đang có doanh số bán tốt nhất. Những dữ liệu thống kê này sau đó còn có thể được sử dụng tạo cách thành phần trực quan như sơ đồ và đồ thị.

Hàm COUNTIF trong Excel về cơ bản là sự kết hợp giữa hàm IF và hàm COUNT hoặc COUNTA (hàm thống kê). Sự kết hợp này để đảm bảo rằng Excel chỉ đếm những ô đáp ứng một số tiêu chí nhất định mà bạn đưa ra.

Chú ý: Bạn đừng nhầm lẫn giữa hàm COUNTIF và SUMIF. Một hàm sẽ trả về đếm số lượng của một giá trị cụ thể (COUNTIF), còn một hàm sẽ tính tổng các giá trị thỏa điều kiện bạn đặt ra (SUMIF).

Công thức hàm COUNTIF

=COUNTIF (RANGE, CRITERIA)

Range: Phạm vi các ô được tính toán, thống kê.
Criteria: Tiêu chí để xác định ô nào thỏa điều kiện trong phạm vi đã cung cấp ở trên. Nó có thể là: ngày, tham chiếu ô, giá trị số hoặc văn bản, toán tử logic (<, >, =), ký tự đại diện (?, *).

Hàm COUNTIF – Cách sử dụng và ví dụ minh họa

Trong hình ảnh ví dụ trên, bạn hãy sử dụng chức năng của hàm COUNTIF để đếm số lượng xe Toyota được bán ra. Hãy chèn công thức dưới đây vào ô F3 của bảng tính.

=COUNTIF(A3:A11,E3)

Range: A3:A11. Do bạn muốn đếm các giá trị có thể đáp ứng giá trị Criteria trong phạm vi những ô này.
Criteria : E3. Do bạn chỉ muốn đếm các giá trị trong phạm vi nêu trên nếu nó có giá trị trùng khớp với ô E3, chính là Toyota.

Và kết quả trả về sẽ là 4.

Thay vì sử dụng tham chiếu ô (E3) làm tiêu chí lựa chọn, bạn cũng có thể thay thế nó bằng một giá trị văn bản -bằng cách gõ “Toyota” để có kết quả tương tự. Một lợi thế khác của việc sử dụng tham chiếu ô đó là bạn có thể đếm luôn cả các thương hiệu xe hơi khác nhau (nếu muốn). Lúc đó bạn chỉ cần kéo chuột xuống để copy công thức thay vì phải nhập thủ công tên các hãng xe khác nhau vào từng công thức.

Mẹo: Nếu như bạn nhìn thấy có khá nhiều ô chứa giá trị văn bản bị sai chính tả, thì bạn có thể nhanh chóng sửa lại chúng bằng cách dùng tính năng REPLACE. Bạn nhấn phím CTRL + H và một Menu sẽ được bật lên, sau đó bạn hãy nhập văn bản sai (văn bản bạn muốn thay đổi) và nhập giá trị văn bản mới ở trường bên dưới nó. Cuối cùng bạn nhấp vào REPLACE ALL.

Cách dùng hàm COUNTIF để đếm ô chứa văn bản trong Excel

Trong những bài viết trước đây, chúng ta đã thảo luận rằng hàm COUNT chỉ đếm các giá trị là số (Numeric), vậy nếu như bạn chỉ muốn tính các giá trị văn bản thì sao?

Bạn có thể sử dụng hàm COUNTA để đếm cả giá trị số và giá trị văn bản, sau đó dùng hàm COUNT để đếm các giá trị số riêng lẻ và sau đó thực hiện phép tính trừ giữa các con số trả về của hàm COUNTA và hàm COUNT. Tuy nhiên, cách làm này khá rườm rà và làm mất thời gian của bạn, hôm nay tôi sẽ chỉ cho bạn cách dễ dàng hơn để đạt được kết quả tương tự.

Bạn hãy xem xét ví dụ minh họa bên dưới:

Bạn nhập công thức:

=COUNTIF(A3:A10,“*”)

Range : A3:A10. Đây là phạm vi bạn muốn đếm các giá trị văn bản trong phạm vi.
Criteria : “*”. Có ý nghĩa rằng bạn chỉ muốn đếm các giá trị văn bản chèn một dấu HOA THỊ (*) được bọc trong dấu ngoặc kép.

Và kết quả trả về sẽ là 5.

Dấu HOA THỊ (*) được sử dụng làm ký tự đại diện để thể hiện cho một hay nhiều ký tự. Vì bạn chỉ muốn đếm tất cả các ô chứa giá trị văn bản nên việc chèn dấu HOA THỊ sẽ giúp bạn đạt được mục đích này.

Hy vọng bạn sẽ cảm thấy bài viết này hữu ích. Hãy chia sẻ nó với bạn bè hay đồng nghiệp của mình nhé.

Không biết là tôi có bỏ lỡ điều gì không? Nếu như bạn có bất cứ thắc mắc, câu hỏi nào liên quan, vui lòng để lại lời nhắn cho chúng tôi ở phần bình luận bên dưới nhé.