Cách tạo chữ ký Gmail (Email) chuyên nghiệp

13

Khi bạn sử dụng email để tìm kiếm việc  hay trả lời email cho khách hàng, điều quan trọng là cần bao gồm chữ ký email thật đẹp và chuyên nghiệp trong phần thông tin liên hệ của bạn. Điều này giúp cho người tuyển dụng và khách hàng dễ dàng liên lạc với bạn hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách làm thế nào để có thể tạo được một chữ ký Gmail (Email) thật chuyên nghiệp trong mắt tất cả mọi người.

Một chữ ký Email xuất hiện ở phí dưới cùng của mỗi email và sẽ bao gồm tất cả các thông tin liên lạc quan trọng của bạn.

Ghi chú: Bạn nên biết rằng, định dạng của email không giống như một bức thư thông thường. Lấy ví dụ, trong một lá thư thông thường gửi đến quý khách hàng, bạn có thể ghi rõ tên và thông tin liên lạc của bạn ở phần đầu của bức thư. Tuy nhiên, với Email thì điều này không thể được. Thay vào đó, những thông tin quan trọng này sẽ được nhắc lại trong phần chữ ký email của bạn.

Lợi ích và hạn chế của việc sử dụng chữ ký Email (Gmail) chuyên nghiệp

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký trong nội dung email.

  • Tạo cảm giác chuyên nghiệp cho email.
  • Tăng uy tín của bạn.
  • Nhà tuyển dụng/khách hàng dễ dàng liên lạc với bạn ngay lập tức.
  • Tăng lưu lượng truy cập cho trang web của bạn.
  • Quảng bá các hoạt động truyền thông xã hội của bạn.
  • Tăng khả năng nhận diện thương hiệu và quảng cáo công ty của bạn đến với nhiều khách hàng hơn.

Những hạn chế của chữ ký email có thể ảnh hưởng đến bạn:

  • Có thể gặp vấn đề về khả năng tương thích với một số thiết bị.
  • Một chữ ký email có thể được hiển thị tuyệt đẹp trong một ứng dụng của khách hàng nhưng lại gặp vấn đề kỹ thuật (không mở được, không hiển thị đủ nội dung) trong một ứng dụng khác là việc hết sức bình thường.
  • Một chữ ký email có thể làm xao lãng nội dung tin nhắn của bạn.
  • Chúng cần phải được thiết kế kỹ lưỡng, đôi khi khá tốn thời gian và đòi hỏi kĩ năng cao.

Bạn nên bao gồm những thông tin gì trong một chữ ký Email (Gmail)?

Để có thể tạo được một chữ ký email chuyên nghiệp trong mắt khách hàng thì ít nhất, một chữ ký email cần phải chứa tên đầy đủ, địa chỉ email và số điện thoại của bạn. Để nhà tuyển dụng (hay khách hàng) có thể nhìn thấy trong nháy mắt và liên lạc với bạn một cách nhanh chóng nhất có thể.

Bạn cũng có thể bao gồm thông tin về chức danh công việc hiện tại của mình, tên công ty bạn đang làm việc, và địa chỉ đầy đủ nơi ở của mình. Nếu có thể, bạn hãy tạo một hồ sơ thông tin của mình trên LinkedIn và liệt kê đường dẫn LinkedIn Profile của bạn trong nội dung email để người tuyển dụng (hay đối tác, khách hàng) có thể tìm hiểu kỹ thêm những kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của bạn.

Thậm chí, bạn cũng có thể thêm nút LinkedIn vào chữ ký email của mình nếu muốn. Ngoài ra, bạn cũng nên liên kết với tài khoản Twitter của mình nếu như bạn đang sử dụng nó cho mục đích tìm kiếm việc làm. Đối với các ứng viên thuộc lĩnh vực sáng tạo, chẳng hạn như nhà văn hay nhà thiết kế, việc thêm một liên kết đến sản phẩm bạn đã thực hiện không phải là một ý tưởng tồi. Hoặc nếu như bạn đã xây dựng cho mình một trang website chuyên nghiệp, đừng quên giới thiệu nó đến với người nhận.

Điều quan trọng cuối cùng, đó là hãy bỏ đi những thông tin không cần thiết, không liên quan đến mục đích sử dụng Email của bạn. Chẳng hạn như những trích dẫn, câu nói đầy cảm ứng cá nhân. Mặc dù đây là một điều hoàn toàn bình thường của các email cá nhân, nhưng nó sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp của một email liên quan đến công việc.

Các mẫu chữ ký email thông dụng

Bạn có thể xem qua một loạt chữ ký email mẫu được liệt kê bên dưới đây. Tất cả chúng đều thích hợp để bạn sử dụng nhằm tìm kiếm việc làm. Nếu như bạn đã lựa chọn được mẫu chữ ký email mà mình thích, hãy chắc chắn rằng bạn đã thay đổi tất cả các thông tin quan trọng để phù hợp với hoàn cảnh cá nhân của bạn.

Chữ ký email mẫu

Họ tên
Địa chỉ email
Số điện thoại

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 3

Chữ ký email mẫu có địa chỉ và thông tin tuyển dụng

Họ tên
Chức danh công việc hiện tại, tên công ty đang làm việc
Đường
Thành phố, mã bưu chính (Zip Code)
Địa chỉ email
Số điện thoại

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 4

Chữ ký email mẫu với LinkedIn

Họ tên
Địa chỉ email
Số điện thoại
URL LinkedIn

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 5

Chữ ký mẫu với Twitter

Họ tên
Địa chỉ email
Số điện thoại
URL LinkedIn
Tài khoản Twitter

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 6

Làm cách nào để tạo chữ ký trong Gmail?

Để có thể tạo chữ ký trong Gmail thật chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng/khách hàng. Bạn cần làm theo các bước bên dưới đây.

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Bánh răng cưa trong thanh công cụ Gmail của bạn.
Bước 2: Chọn Cài đặt (Settings) từ Menu.

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 1

Bước 3: Đi đến thẻ Chung (General).
Bước 4: Đánh dấu vào ô Nhập chữ ký, tiếp theo nhập nội dung chữ ký của bạn vào trong mục này. Tốt hơn hết là chữ ký của bạn nên nằm cách vài dòng văn bản so với nội dung thư. Bạn có thể thêm định dạng, thêm hình ảnh, hoặc sử dụng thanh định dạng có sẵn.

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 2

Bước 5: Kéo xuống dưới cùng, nhấn Lưu thay đổi (Save Changes).

Bước 6: Kể từ bây giờ, Gmail sẽ tự động chèn chữ ký mỗi khi bạn soạn thư. Đừng quên rằng bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa bỏ nó trước khi nhấp vào nút Gửi (Send).

Hướng dẫn thay đổi chữ ký trong Gmail của bạn

Các hướng dẫn ở trên cũng có thể áp dụng nếu như bạn cần thay đổi hoặc điều chỉnh chữ ký trong nội dung thư email của mình. Nếu như bạn thấy mình cần thay đổi chữ ký Gmail thường xuyên, thì bạn có thể sử dụng tính năng Canned Responses. Sử dụng tính năng này cho phép bạn có thể tạo nhiều chữ ký khác nhau trong Gmail giúp ích cho bạn rất nhiều nếu như bạn đang điều hành (hoặc làm việc) cho một số công ty khác nhau với cùng một địa chỉ Gmail duy nhất.

Cách chèn hình ảnh vào chữ ký Gmail của bạn

Chèn thêm hình ảnh là một cách tuyệt vời để làm cho chữ ký Gmail của bạn trở nên bắt mắt và để lại ấn tượng lâu dài cho nhà tuyển dụng/khách hàng. Với Gmail, bạn có một số tùy chọn để thực hiện điều này.

Cách 1: Thêm hình ảnh đã được lưu trong tài khoản Google Drive của bạn.

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 7

Ghi chú: Nếu bạn sử dụng tùy chọn này, hãy đảm bảo hình ảnh bạn lựa chọn đang được chia sẻ ở chế độ công khai.

Cách 2: Tải lên hình ảnh từ máy tính của bạn hoặc hãy kéo tệp hình ảnh đó vào Google Drive.

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 8

Cách 3: Tải lên một hình ảnh bằng cách sử dụng URL hình ảnh:

Tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp nhất hình 9