Excel là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Hầu hết các bạn khi đi làm, đi học sẽ đều cần dùng trang tính để lập bảng biểu, tổng hợp giá trị,… Tuy nhiên, điều đầu tiên bạn cần nắm được khi quyết định tạo nội dung trên trang tính chính là xác định kiểu dữ liệu cho từng ô, từng hàng, từng cột. Vậy đâu là các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel hiện nay là những gì? Hãy cùng Canhrau.com khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Nội dung chính:
Kiểu dữ liệu chuỗi (Text)
Chuỗi là kiểu dữ liệu phổ biến và thông dụng nhất hiện nay. Đó là những ký tự từ A đến Z và bao gồm cả các ký tự đặc biệt. Có thể nói đây là một trong các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel và cực kỳ cơ bản mà ai cũng nên nắm vững.
Ví dụ về dữ liệu kiểu chuỗi: @hoahontim, Dat, Nam, Cuong, Hoa123,…
Dữ liệu kiểu chuỗi thường nằm ở bên trái ô tính
Đặc điểm của dữ liệu kiểu chuỗi:
- Nếu dãy số của bạn chỉ cần chứa một ký tự là chữ hoặc ký tự đặc biệt cũng đều coi là kiểu dữ liệu chuỗi.
- Dạng chuỗi thường dùng để mô tả, giải thích các thành phần trong bảng tính.
- Mặc định của dữ liệu dạng chuỗi là căn lề bên trái. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể căn lại theo ô, cột, hàng.
- Đối với việc dùng công thức, nếu sử dụng dữ liệu dạng chuỗi thì đặt trong dấu ngoặc kép (“ ”).
- Nếu người dùng nhập một dữ liệu không hợp lệ, Excel sẽ tự động chuyển chúng thành dạng chuỗi.
Dữ liệu dạng số (Number)
Đối với các loại dữ liệu trong Excel được dùng nhiều nhất không thể bỏ qua kiểu số. Nó bao gồm các chữ số từ 0 đến 9, tính cả số âm và số dương. Vậy nên trong quá trình lập trang tính để tính toán, tổng hợp thì đây là kiểu dữ liệu thông dụng nhất.
Ví dụ: -12345, 334.89, 7843,…
Để nhập hiển thị số 0 ở đầu, bạn nên nhập dấu nháy ở trước
Dữ liệu dạng số bao gồm cả âm và dương và nằm bên phải của ô tính
Đặc điểm của dữ liệu dạng số:
- Trong các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel, dạng số có thể thực hiện các phép tính như: cộng, trừ, nhân, chia,….
- Dữ liệu dạng số luôn nằm mặc định ở bên phải (người dùng cũng có thể căn chỉnh lại theo ý muốn).
- Nếu người dùng muốn hiển thị số 0 ở đầu số (ví dụ: 0934223114) thì nên đặt dấu nháy đơn ở đằng trước. Ví dụ: ‘0934223114 và lúc này kiểu dữ liệu sẽ chuyển sang dạng chuỗi (vì đã chứa ký tự đặc biệt).
- Khi cắt số từ một chuỗi thì nên dùng hàm Value để chuyển dữ liệu sang kiểu số.
Nhìn chung, nếu bạn sử dụng dữ liệu dạng chuỗi sẽ có rất nhiều thao tác có thể thực hiện. Từ việc tính toán sử dụng hàm đến cắt dữ liệu theo cách mình muốn. Tuy nhiên, bạn nên để ý kỹ loại dữ liệu cuối cùng để điều chỉnh nó theo đúng ý của bạn.
Dữ liệu thời gian trên Excel
Dữ liệu thời gian là loại thường khiến nhiều người dùng Excel đau đầu. Bởi vì trong quá trình import từ các phần mềm hay tạo lập bảng tính người dùng thường bị lẫn với kiểu số. Bản chất chúng là dữ liệu kiểu số và có thể thực hiện tính toán. Nhưng với các kiểu dữ liệu trong Excel, thì dữ liệu thời gian được chia thành 2 loại như sau:
Dữ liệu ngày tháng năm (DATE)
Trong các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel không thể không kể đến chính là Date. Ngày tháng năm được phân cách nhau bằng dấu gạch chéo (/) và thường nằm về phía bên phải ô. Đây cũng là một định dạng kiểu số được sử dụng rất nhiều.
Ví dụ: 18/08/2022, 01/09/2022, 20/10/1999,…
Dữ liệu ngày tháng năm nên nhập cùng kiểu với ngày máy tính
Thông thường, nếu người dùng nhập đúng, dữ liệu này sẽ nằm ở bên phải ô tính. Nó tùy thuộc vào dữ liệu ngày trên máy tính của bạn. Ví dụ, nếu bạn cài đặt ngày trên máy tính là dd/mm/yy thì bạn cũng nên nhập liệu trên Excel theo thứ tự như vậy.
Dữ liệu giờ phút giây
Khác với dữ liệu Date, giờ phút giây thường được ngăn cách bằng dấu hai chấm (:). Đây cũng là một kiểu dữ liệu dạng số.
Ví dụ: 3:30:15 (3 giờ, 30 phút và 40 giây), 21:03:20 (21 giờ, 3 phút và 20 giây),….
Khi nhập giờ, phút, giây bạn nên sử dụng dấu hai chấm
Nếu người dùng nhập đúng dữ liệu, nó sẽ nằm ở bên phải ô tính. Nếu bạn nhập sai, nó sẽ hiển thị ở bên trái ô tính.
Dữ liệu dạng Logic trong Excel
Logic là những dữ liệu trả về dạng True/ False của một hàm Logic trong Excel. Thông thường các hàm trả về kiểu dữ liệu này là: AND, OR, NOT, XOR,…
Ví dụ: =NOT(A2<=15), =AND(B4>9, E4>7),…
Dữ liệu logic trả về dạng True hoặc False
Nếu biểu thức đúng nó sẽ trả về dữ liệu True và nếu sai sẽ trả về dữ liệu False. Kết quả sẽ hiển thị mặc định ở giữa ô tính và người dùng có thể căn chỉnh lại.
Dữ liệu kiểu công thức (Formular)
Cuối cùng, trong các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel ngày hôm nay nên nắm vững đó chính là Formular. Đây là dữ liệu dạng công thức toán học cực kỳ phổ biến khi sử dụng bảng tính. Đặc biệt với những ai thường xuyên tổng hợp, thống kê số liệu. Công thức sẽ bắt đầu bằng dấu bằng (=) và bên trong là các toán tử. Kết quả dữ liệu trả về chính là giá trị đạt được của công thức đó.
Các toán tử sử dụng bao gồm: +, -, *, /, căn bậc, lũy thừa, phần trăm,… Và bao gồm các dấu so sánh như: <, >, <>, <=, >=, =,…
Ví dụ dữ liệu Formular: = 3 + 4 + 5 (kết quả trả về là 12 ở ô tính đó).
Sử dụng công thức để tính giá trị của các ô trong bảng tính
Người dùng sau khi nhập công thức xong chỉ cần ấn Enter và kết quả sẽ hiển thị ở ô tính đó.
Trên đây là các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel mà bất cứ ai khi dùng cũng nên nắm vững. Ngoài ra, còn rất nhiều loại dữ liệu khác có thể bạn chưa bắt gặp trong quá trình sử dụng. Nếu thông thạo Excel, nó sẽ giúp ích bạn rất nhiều khi làm việc, học tập. Vậy nên đừng bỏ qua những thông tin cực kỳ hữu ích này nhé!
Nguồn bài viết: https://canhrau.com
