Microsoft Excel cung cấp nhiều chức năng và tính năng hấp dẫn cho phép bạn sắp xếp lại dữ liệu khá dễ dàng. Lấy ví du: Bạn có thể tách Họ và Tên trong Excel để giúp cho việc quản lý dữ liệu được tốt hơn. Hãy đọc bài viết này để tìm hiểu cách tách tên trong Excel.
Ghi chú: Các hướng dẫn trong bài viết này có thể áp dụng cho Microsoft Excel 365, Microsoft Excel 2019, 2016 và 2013. Tuy nhiên, tính năng Flash Fill sẽ không khả dụng trên Microsoft Excel 2013, nhưng có sẵn trên tất cả các phiên bản Excel mới hơn, bắt đầu từ 2016.
Nội dung chính:
Cách tách tên trong Excel bằng cách sử dụng Text to Columns
Bước 1: Mở file Excel có dữ liệu bạn muốn tách.
Bước 2: Chọn dữ liệu bạn muốn tách, trong trường hợp này, chính là cột Họ và tên.
Lưu ý: Nếu như dữ liệu của bạn cũng bao gồm các tiêu đề thì bạn đừng chọn chúng. Vì nếu không, Excel cũng sẽ cố gắng tách dữ liệu trong ô tiêu đề.
Bước 3: Lựa chọn thẻ Data.
Bước 4: Chọn mục Text to Columns trên thanh công cụ.
Bước 5: Chọn Delimited, sau đó nhấn Next.
Bước 6: Chọn loại dấu phân cách họ và tên của bạn, thông thường là dấu cách sau đó hãy nhấp vào Next. Nếu tùy chọn dấu phân cách dữ liệu của bạn không được liệt kê, hãy chọn Other và nhập dấu phân cách bạn muốn sử dụng trong ô bên cạnh được cung cấp.
Ghi chú: Trong file data ví dụ của chúng tôi, các dữ liệu được phân cách bởi “dấu cách”. Do đó, chúng tôi sẽ đánh dấu vào ô Space trong trường hợp này.
Bước 7: Theo mặc định, Excel sẽ ghi đè lên dữ liệu hiện có. Nếu như bạn không muốn các dữ liệu của mình bị ghi đè, bạn cần phải sửa đổi giá trị Destination. Lựa chọn trường Destination và đặt lại thông số, hoặc bạn không chỉnh sửa để như mặc định của hệ thống.
Bước 8: Sau khi bạn đã sửa đổi hoàn tất, hãy nhấn Finish.
Bước 9: Excel sẽ đặt dữ liệu của bạn vào ô tương ứng.
Lưu ý: Do chức năng của Text to columns tách riêng từng khoảng trống trong Họ và tên ra, do đó những tên theo kiểu Việt Nam sẽ bị tách ra thành ba cột. Do đó cách tách bằng hàm nên là lựa chọn của bạn.
Cách tách họ và tên trong Excel bằng hàm
Phương pháp này sẽ phức tạp hơn một chút, nhưng nó hoạt động linh hoạt hơn trong việc tách dữ liệu. Bạn cần phải chỉ định chính xác dữ liệu nào bạn muốn trích xuất từ công thức.
Để đạt được kết quả như mong muốn, bạn sẽ sử dụng hàm LEFT, hàm RIGHT và hàm SEARCH.
Lưu ý: Khi sử dụng các công thức, bạn sẽ phải dùng nhiều hàm Excel khác nhau để phân chia Họ và Tên và nó hoàn toàn phụ thuộc vào định dạng của dữ liệu gốc.
Bước 1: Mở file Excel có dữ liệu bạn muốn tách.
Bước 2: Lựa chọn ô mà bạn muốn hiển thị Họ hoặc Tên. Đối với các bước này, tập dữ liệu của chúng tôi được định dạng như “Họ + khoảng trắng + Tên”. Do đó chúng tôi sẽ sử dụng hàm LEFT để lấy Họ và hàm RIGHT để lấy Tên.
Chú ý: Nếu như dữ liệu của bạn ở định dạng khác hoặc sử dụng dấu phân cách khác, thì bạn cần phải điều chỉnh công thức sao cho phù hợp nhất.
Bước 3: Nhập công thức cho Họ và nhấn Enter.
=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Bước 4: Trong ô tiếp theo, nhập công thức để lấy Tên và nhấn Enter.
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))
Bước 5: Lựa chọn cả 2 ô.
Bước 6: Nhấp đúp chuột vào góc dưới bên phải của các ô đã chọn. Điều này sẽ mở rộng công thức cho đến bản ghi cuối cùng của tệp.
Cách tách tên trong Excel bằng tính năng Flash Fill
Phương pháp này có lẽ là đơn giản nhất trong bài viết này, nhưng một điều khá đáng tiếc là nó chỉ khả dụng cho Microsoft Excel 2016 về sau.
Chú ý: Phương pháp này không thể thực hiện trong Microsoft Office 2013 hoặc cũ hơn.
Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu bạn muốn tách.
Bước 2: Chọn một ô mà bạn muốn sau đó hãy nhập tay Họ của người đó
Bước 3: Chọn thẻ Data.
Bước 4: Chọn Flash Fill.
Bước 5: Excel sẽ tự động điền Họ và phần còn lại trong dữ liệu của bạn.
Bước 5: Trong ô tiếp theo, hãy nhập thủ công Tên.
Bước 7: Làm tương tự bước 3 và bước 4 ở trên.
Bước 8: Excel sẽ tự động điền Tên của những người còn lại trong dữ liệu của bạn.
Bài viết liên quan:
- Cách làm tròn số trong Excel
- Hướng dẫn cách tạo bảng trong Microsoft Excel
- Hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel
