Một trong những câu hỏi được người dùng PDF quan tâm nhiều nhất đó chính là làm thế nào để chuyển đổi file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng và không bị lỗi font chữ. Lý do tại sao mọi người lại muốn lưu file Excel dưới dạng PDF chủ yếu là vì PDF là định dạng tài liệu có thể tương thích với mọi thiết bị. Bất kể bạn mở nó trong chương trình hay ứng dụng nào, thì nó vẫn sẽ giữ nguyên giao diện.
Vậy thì làm thế nào để chuyển đổi tệp XLS và XLSX sang PDF? Có tất cả 5 tùy chọn bao gồm EasePDF Online, Google Docs, Microsoft Excel, Mac Preview, và PDFelement. Trong bài bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn từng cách cụ thể để có thể xuất file Excel sang PDF nhanh chóng và đơn giản nhất.
Nội dung chính:
Cách chuyển file Excel sang PDF trực tuyến bằng EasePDF Online
Lựa chọn đầu tiên của bạn để chuyển đổi Excel sang PDF sẽ là một công cụ hỗ trợ chuyển đổi trực tuyến như EasePDF. Bằng cách này, bạn sẽ có thể chuyển đổi Excel sang PDF mà không cần tải xuống bất kỳ phần mềm nào. Trên EasePDF, bạn không chỉ có thể tạo PDF từ Word, Excel, PPT và hình ảnh mà còn có thể chuyển đổi PDF sang các định dạng tệp khác như Excel, Word, JPG, PNG, PPT v.v. Ngoài ra, còn có một số công cụ tương tự khác, có thể kể đến như là PDF Editor, PDF Compressor, PDF Merger, PDF Spliter…
Hơn nữa, EasePDF không giới hạn về thiết bị hoặc hệ thống sử dụng, bạn có thể truy cập và chuyển đổi tệp trên các thiết bị Windows, Mac, Android hoặc iOS. Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách chuyển đổi Excel sang PDF bằng EasePDF.
Bước 1: Đi đến trang web https://www.easepdf.com/excel-to-pdf/.
Bước 2: Tải lên tệp XLS hoặc XLSX của bạn. Bạn có thể tải lên nhiều tệp Excel cùng một lúc. Nhấp vào nút “Upload File(s)” để thêm tệp .xls hay.xlsx từ thiết bị của bạn vào máy chủ. Hoặc lựa chọn tệp Excel từ các dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến như Google Drive và Dropbox.
Bước 3: Sau khi bạn đã thêm tệp của mình, EasePDF sẽ bắt đầu chuyển đổi tệp XLS hoặc XLSX của bạn thành PDF. Thời gian chờ đợi khoảng một phút.
Bước 4: Khi quá trình chuyển đổi được thực hiện, sẽ có một liên kết tải xuống trên trang kết quả. Bạn có thể nhấn nút “Download” để tải xuống tài liệu PDF đã tạo xuống máy tính, laptop của mình hoặc lưu trữ nó trên các dịch vụ lưu trữ đám mây.
Cách xuất file Excel sang PDF bằng Google Docs
Bên cạnh EasePDF, Google Docs cũng là một lựa chọn khá tốt mỗi khi bạn cần chuyển đổi XLSX hoặc XLS sang PDF trực tuyến. Google Docs được sử dụng như một giải pháp thay thế cho Microsoft Office. Bạn có thể đọc và chỉnh sửa Word, Excel, Powerpoint và TXT bằng Google Docs và lưu trữ chúng dưới các định dạng tài liệu khác bao gồm cả PDF.
Bước 1: Mở Google Docs trên trình duyệt web yêu thích của bạn và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
Bước 2: Chọn biểu tượng File nhỏ để tải lên bảng tính Excel bạn muốn thực hiện chuyển đổi. Sau đó, chọn “Upload” > “Select a file from your device“, hoặc đơn giản là bạn chỉ cần thả tệp vào vùng tải lên.
Bước 3: Tệp XLS hoặc XLSX của bạn sẽ được mở trong Trình chỉnh sửa trang tính trực tuyến (Online Sheet Editor) của Google Docs. Tại thanh Menu trên cùng, bạn đi tới “File” > “Download” > “PDF document (.pdf)“. Bằng cách này, bảng tính Excel sẽ được chuyển đổi thành tệp PDF và được tải xuống thiết bị ổ cứng trên máy tính của bạn.
Mẹo: Có một giải pháp khác thay thế Google Docs cho phép chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến – OneDrive. Hãy upload tệp XLS hoặc XLSX lên OneDrive của bạn và mở tệp đó trong Excel Online. Sau đó đi tới “File” > “Print”. Khi bạn nhấn vào nút “Print” trong lời nhắc pop-up bật lên, một cửa sổ mới sẽ hiển thị định dạng PDF trong file Excel của bạn, hãy chọn “Save” và file PDF sẽ được tạo và lưu trữ trên thiết bị của bạn.
Cách chuyển Excel sang PDF bằng Microsoft Excel
Trong điều kiện không có kết nối mạng Internet, bạn vẫn có thể chuyển đổi Excel sang PDF khi không có các phần mềm hỗ trợ chuyển đổi trên máy tính hay không? Câu trả lời là CÓ. Tuy nhiên, bạn cần phải có một số chương trình như Microsoft Excel hoặc WPS để mở và đọc các bảng tính như .XLSX và .XLS. Bây giờ, chúng ta hãy xem xét cách sử dụng Microsoft Excel để chuyển đổi file Excel sang PDF.
Bước 1: Mở bảng tính XLSX hoặc XLS của bạn bằng Microsoft Excel.
Bước 2: Nhấp vào Menu “File” và lựa chọn “Print“. Bảng tính Excel của bạn sẽ hiển thị trong phần bên phải. Trên các tùy chọn của máy in, hãy chọn “Microsoft Print to PDF Ready“. Sau đó nhấp vào biểu tượng “Print” nằm ở phía trên máy in.
Bước 3: Trên cửa sổ mới vừa được mở ra, bạn hãy đặt tên cho tệp PDF vừa tạo và chọn vị trí để lưu trữ tệp. Sau đó, hãy nhấp vào nút “Save” và bạn hoàn tất chuyển đổi XLS hoặc XLSX sang PDF.
Mẹo: Nếu như bạn đang sử dụng Microsoft Office 2010 trở lên, thì bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn “Export” để chuyển đổi Excel sang PDF một cách dễ dàng.
Cách chuyển đổi Excel sang DPF bằng ứng dụng Mac Preview
Đối với người dùng Mac, bạn có thể sử dụng ứng dụng tích hợp có tên gọi là Preview trên máy tính Mac để chuyển đổi XLS hay XLSX sang PDF. Chương trình Mac Preview này có thể dùng để mở các tài liệu như Excel, Word, TXT, PPT và hình ảnh. Các bước chuyển đổi khá đơn giản.
Bước 1: Chọn bảng tính Excel bạn muốn chuyển đổi, nhấp chuột phải vào nó và chọn “Open With” > “Preview” để mở nó bằng ứng dụng Preview.
Bước 2: Nhấp vào Menu “File” và chọn “Export as PDF“.
Bước 3: Trên hộp thoại mới vừa bật lên, bạn vui lòng thay đổi phần mở rộng tệp từ .XLS hoặc .XLSX thành .PDF, sau đó nhấp vào thư mục đích và chọn “Save“.
Và bạn đã có thể chuyển đổi tệp PDF thành PDF bằng ứng dụng Mac Preview. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể chuyển đổi một trang tính duy nhất trên Excel thành PDF bằng công cụ này. Và những dữ liệu này chỉ được lưu dưới dạng một trang PDF duy nhất. Điều đó có nghĩa là, nếu như bạn có một trang tính Excel rất dài, thì nó sẽ bị thu nhỏ kích thước lại và bạn cần phải phóng to nó lên để có thể đọc dữ liệu tốt hơn khi mở bằng file PDF. Để tránh tình trạng này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng EasePDF Excel to PDF Online Converter để thay thế.
Cách chuyển đổi file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng với PDFelement
PDFelement là một giải pháp PDF tất cả trong một giúp bạn chuyển đổi, tạo, chỉnh sửa và ghép nối các file PDF trên máy tính Windows và Mac. PDFelement cho phép bạn chuyển đổi XLS và XLSX sang PDF. Dưới đây là các bước cho phép bạn có thể chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng PDFelement.
Bước 1: Tải xuống PDFelement và cài đặt nó trên máy tính của bạn. Sau đó khởi chạy chương trình.
Bước 2: Chọn “Create PDF” trên giao diện chính và chọn tệp .xls hoặc .xlsx Excel trên máy tính của bạn, sau đó nhấn vào nút “Open“.
Bước 3: Vào Menu “File” ở trên cùng và chọn “Save“. Trên hộp thoại lưu, bạn chọn “PDF Files(*.pdf)” làm loại lưu dưới dạng, sau đó nhấn vào nút Save“. Vậy là xong! Tệp Excel của bạn đã được chuyển thành tài liệu PDF mà vẫn giữ nguyên định dạng và hoàn toàn không bị lỗi font chữ.
Tôi tin rằng bạn đã có câu trả lời phù hợp cho câu hỏi “ Làm cách nào để chuyển file Excel sang PDF mà vẫn giữ nguyên định dạng” ngay lúc này. Cách dễ nhất đó chính là sử dụng các công cụ hỗ trợ chuyển đổi trực tuyến như EasePDF. Ngoài ra, Google Docs, OneDrive, Mac Preview, và Microsoft Excel cũng đều là những lựa chọn tốt vì chúng đều miễn phí 100%. Đối với người dùng Windows và Mac, bạn có thể lựa chọn PDFelement là giải pháp thay thế.
