Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Microsoft Excel

251

Đối với hầu hết dân văn phòng và các nhà tiếp thị quảng cáo, việc cố gắng tổ chức và phân tích bảng tính trong Microsoft Excel có thể cảm thấy giống như đi vào một ngõ cụt nhiều lần. Bạn vẫn đang sao chép thủ công các hàng và các cột và viết từng hàm cơ bản trong Excel lên trên những mẫu giấy ghi chú và có những lúc sẽ tự hỏi: “Làm thế nào để có thể ghi nhớ và biết cách sử dụng các công thức, hàm cơ bản trong Excel một cách nhanh chóng nhất”.

Sự thật mà nói, thì câu trả lời là “Có” – Chỉ có điều bạn chưa biết cách học và sử dụng các công thức hàm cơ bản trong Excel một cách hợp lý mà thôi.

Microsoft Excel có thể khiến bạn gặp khó khăn theo một cách nào đó. Một mặt, đây là một công cụ đặc biệt mạnh mẽ để phân tích và báo cáo dữ liệu tiếp thị (Marketing). Mặt khác, nếu như không được đào tạo một cách bài bản, bạn sẽ dễ dàng cảm thấy giống như Excel đang cố tình chống lại bạn. Để bắt đầu, sẽ có rất nhiều công thức tính trong Excel quan trọng có thể tính toán tự động giúp bạn mà không cần phải lướt qua hàng trăm ô bảng tính bằng chiếc máy tính của bạn.

Công thức Excel là gì?

Công thức trong Excel giúp bạn xác định mối quan hệ giữa các giá trị trong các ô của bảng tính, thực hiện các phép tính toán học dựa trên những giá trị đó và trả về giá trị kết quả trong ô bạn đã chọn. Các công thức hàm cơ bản trong Excel mà bạn có thể tự sử dụng dễ dàng bao gồm: Phép tính cộng, trừ, nhân, chia, tỷ lệ phần trăm, hay thậm chí là cả ngày tháng.

Chúng tôi sẽ giới thiệu lần lượt các hàm Excel thông dụng và cũng bổ sung thêm một vài phép tính khác. Tất cả điều có trong bài viết hướng dẫn sử dụng Excel cơ bản này.

Cách chèn công thức trong Microsoft Excel

Có thể bạn đang tự hỏi tab “Công thức” trên thanh công cụ điều hướng trên cùng trong Excel có nghĩa là gì. Trong các phiên bản gần đây của Microsoft Excel, thanh Menu ngang này – được hiển thị ở bên dưới – cho phép bạn có thể tìm và chèn các công thức Excel vào các ô cụ thể để sử dụng trực tiếp trong bảng tính của mình.

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 1

Khi bạn càng sử dụng nhiều các công thức tính khác nhau trong Excel, bạn sẽ càng dễ dàng ghi nhớ chúng và thực hiện theo cách thủ công. Tuy nhiên, bộ biểu tượng ở trên là một danh mục tổng hợp các công thức trong Excel và vô cùng tiện dụng mà bạn có thể nghiên cứu và tham khảo kĩ lại khi bạn muốn trao đổi kĩ năng Excel của mình.

Các công thức Excel cũng được gọi là “hàm”. Để chèn một công thức vào bảng tính, hãy chọn một ô mà bạn muốn sử dụng công thức , sau đó nhấn vào biểu tượng ở bên trái, “Insert Function”, để tìm các công thức Excel phổ biến và xem luôn công dụng, chức năng của hàm đó. Cửa sổ chèn hàm trong Microsoft Excel sẽ trong như thế này:

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 2

Bạn muốn được trải nghiệm các công thức tính trong Excel khác? Sử dụng bất kỳ biểu tượng nào mà chúng tôi đã highlight (bên trong hình chữ nhật dài được đóng khung màu đỏ trong ảnh chụp màn hình ở trên) để tìm kiếm thêm những công thức liên quan đến nhiều chủ đề phổ biến – chẳng hạn như tài chính, logic và còn nhiều thứ khác nữa. Một khi bạn đã tìm thấy công thức tính phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình, hãy nhấn vào “Insert Function”, như hiển thị trong cửa sổ bên trên.

Bây giờ, chúng ta hãy đi sâu hơn vào một số công thức quan trọng nhất trong Excel, cũng như cách thực hiện từng công thức trong một số tình huống cụ thể.

Công thức Excel

Để giúp bạn có thể học và sử dụng các công thức hàm cơ bản thông dụng trong Excel một cách hiệu quả hơn (cũng như tiết kiệm nhiều thời gian hơn), Canhrau.com đã liệt kê ra một danh sách các công thức Excel thiết yếu, phím tắt, các thủ thuật và chức năng nhỏ khác mà dân văn phòng và kế toán cần phải biết.

Ghi chú: Các công thức sau được áp dụng cho Excel 2016. Nếu bạn đang sử dụng một phiên bản Excel khác, vị trí của từng chức năng được đề cập bên dưới có thể khác nhau một chút.

Hàm tính tổng trong Excel – Sum

Tất cả các công thức trong Microsoft Excel đều được bắt đầu bằng dấu “=”, theo sau là phần hàm cụ thể biểu thị công thức mà bạn muốn Excel thực hiện.

Hàm Sum là một trong những hàm cơ bản nhất trong Excel mà bạn có thể nhập vào bảng tính, cho phép bạn tìm tổng (hay tổng cộng tất cả) của hai hay nhiều giá trị. Để biểu diễn công thức SUM, hãy nhập các giá trị bạn muốn thêm vào bằng cách sử dụng định dạng, =SUM(value 1, value 2, v.v).

Các giá trị bạn điền vào công thức SUM có thể là số thực hoặc chính là giá trị của một ô cụ thể trong bảng tính của bạn.

Ví dụ: Để tìm SUM của 30 và 70, hãy nhập công thức sau vào một ô trong bảng tính của bạn: =SUM(30, 70). Nhấn “Enter” và ô đó sẽ trả về giá trị tổng của hai con số trên là 100.

Trường hợp, để tìm SUM của các giá trị có trong các ô B2 và B10. Hãy nhập công thức sau vào một ô trong bảng tính của bạn: =SUM(B2, B10), Sau đó nhấn phím “Enter” và ngay lập tức ô đó sẽ giá trị tổng của các số có trong các ô B2 và B10. Nếu không có số nào trong một ô, công thức sẽ trả về kết quả bằng 0.

Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể tính tổng giá trị của một danh sách các số trong Excel. Để tìm SUM của các giá trị trong các ô từ B2 đến B11, hãy nhập công thức sau vào một ô trong bảng tính của bạn: =SUM(B2:B11). Hãy chú ý dấu hai chấm giữa cả hai ô, thay vì sử dụng dấu phẩy. Bạn có thể xem xét kĩ hơn ví dụ này ở hình bên dưới.

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 3

Hàm IF trong Excel

Công thức hàm IF trong Excel được ký hiệu như sau: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false). Điều này cho phép bạn nhập một giá trị văn bản vào ô “nếu” một cái gì đó trong bảng tính của bạn là đúng hoặc sai. Ví dụ: =IF(D2=”Canh Rau Blog”,”10″,”0″) tức có nghĩa sẽ trao điểm 10 cho ô D2 nếu ô đó có chứa từ “Canh Rau Blog”.

Đôi khi chúng ta cũng muốn biết tổng số lần hiển thị của một giá trị trong bảng tính của mình. Nhưng cũng sẽ có những lúc chúng ta lại muốn tìm các ô có chứa giá trị đó và nhập giá trị cụ thể bên cạnh nó.

Chúng ta sẽ quay lại ví dụ bên trên một chút. Nếu như chúng tôi muốn trao điểm 10 cho những người là “fan cứng” của Canh Rau Blog, thay vì nhập thủ công số 10 bên cạnh mỗi người dùng, chúng ta sẽ sử dụng công thức IF-THEN để nói rằng: Nếu những ai đã là “fan cứng” của Canh Rau Blog, thì anh ấy (hoặc cô ấy) xứng đáng được 10 điểm.

Công thức hàm IF: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Logical_Test: Kiểm tra logic là phần “IF” của câu lệnh. Trong trường hợp này, logic là D2=”Canh Rau Blog”. Đồng thời hãy đảm bảo giá trị Logical_Test phải được nằm trong dấu ngoặc kép.

Value_if_True: Nếu giá trị đúng – Nghĩa là, nếu những ai đã là “fan cứng” của Canh Rau Blog – giá trị này là giá trị mà chúng tôi muốn hiển thị. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn nó là số 10, để chỉ ra những ai đã được trao điểm 10. Lưu ý: Chỉ sử dụng dấu ngoặc kép nếu như bạn muốn trả về kết quả là dạng văn bản thay vì dạng số.

Value_if_False: Nếu giá trị là sai – tức là những ai chưa là “fan cứng” của Canh Rau Blog – chúng tôi muốn ô kết quả hiển thị “0”, tức là 0 điểm (có hơi phũ phàng nhỉ).

Công thức cho hình ảnh ví dụ bên dưới đây: =IF(D8=”Canh Rau Blog”,”10″,”0″)

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 4

Hàm tính tỷ lệ phần trăm trong Excel

Để thực hiện công thức tính tỷ lệ phần trăm trong Excel, hãy nhập các ô mà bạn đang muốn tìm tỷ lệ phần trăm theo định dạng, =A1/B1. Để chuyển đổi giá trị thập phân thành tỷ lệ phần trăm, hãy tô đậm ô, nhấp vào tab Home và lựa chọn “Percentage” từ danh sách được thả xuống.

Mặc dù không có công thức (hoặc hàm) nào được dùng để tính tỷ lệ phần trăm trong Excel trong mỗi ô, nhưng Excel đã giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giá trị của bất kỳ ô nào thành tỷ lệ phần trăm để bạn không bị sai sót khi tự mình tính toán và nhập lại từng con số.

Cài đặt cơ bản để chuyển đổi giá trị của một ô thành tỷ lệ phần trăm nằm trong tab Home của Excel. Lựa chọn tab này, sau đó tô đậm một (hoặc một số) ô mà bạn muốn chuyển đổi thành tỷ lệ phần trăm và nhấp vào Menu thả xuống bên cạnh Conditional Formatting (nút Menu này lúc đầu có thể là General”). Sau đó, lựa chọn “Percentage” từ danh sách những tùy chọn được xuất hiện. Việc làm này sẽ chuyển đổi giá trị của từng ô mà bạn đã tô đậm thành tỷ lệ phần trăm. Xem tính năng này thông qua hình ảnh bên dưới.

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 5

Hãy ghi nhớ nếu bạn đang sử dụng các công thức khác, ví dụ như công thức chia (ký hiệu = A1 / B1), để trả về một giá trị mới, các giá trị của bạn có thể được hiển thị ở dạng số thập phân theo mặc định. Đơn giản chỉ cần làm nổi bật (highlight) các ô của bạn trước hoặc sau khi bạn thực hiện công thức này và đặt định dạng của những ô này thành “Percentage” từ tab Home – như được hiển thị ở trên.

Công thức hàm trừ trong Excel

Để thực hiện một phép tính trừ trong Excel, hãy nhập các ô bạn đang muốn trừ theo định dạng, =SUM(A1, -B1). Điều này sẽ trừ một ô bằng cách sử dụng công thức SUM để thêm dấu âm trước ô bạn đang trừ. Ví dụ, nếu ô A1 là 10 và B1 là 6, =SUM(A1, -B1) sẽ thực hiện phép tính 10 + -6, và trả về giá trị là 4.

Giống như tỷ lệ phần trăm, phép tính trừ cũng không có công thức riêng trong Excel, nhưng điều đó không có nghĩa là không thực hiện được. Bạn có thể thực hiện phép tính trừ với bất kỳ giá trị nào (hoặc các giá trị bên trong các ô) theo hai cách khác nhau.

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 6

Sử dụng công thức =SUM. Để trừ nhiều giá trị với nhau, hãy nhập các ô bạn muốn trừ theo định dạng =SUM(A1, -B1), bằng dấu âm (được biểu thị bằng dấu gạch nối) trước ô có giá trị bạn đang muốn thực hiện phép tính trừ. Nhấn Enter để trả về giá trị giữa cả hai ô có trong dấu ngoặc đơn. Xem nó có gì khác so với ảnh chụp màn hình phía trên.

Sử dụng định dạng =A1-B1. Để trừ nhiều giá trị với nhau, chỉ cần nhập một dấu “=” theo sau là giá trị hoặc sổ đầu tiên của bạn, sau đó là dấu gạch nối và giá trị (hoặc ô ) mà bạn đang muốn trừ. Nhấn Enter để trả về kết quả giữa cả hai giá trị.

Phép tính nhân trong Excel

Để biểu diễn công thức phép nhân trong Excel, hãy nhập các ô bạn đang muốn nhân theo định dạng, =A1*B1. Công thức này sử dụng kí hiệu dấu hoa thị để nhân ô A1 với ô B1. Ví dụ: nếu ô A1 là 10 và B1 là 6, =A1*B1 sẽ trả về giá trị là 60.

Bạn có thể nghĩ rằng phép tính nhân giá trị trong Excel có công thức riêng hoặc sử dụng ký tự “x” để biểu thị phép nhân giữa nhiều giá trị. Nhưng trên thực tế, nó được thể hiện bằng dấu hoa thị – *.

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 7

Để nhân hai hoặc nhiều giá trị trong bảng tính Excel., hãy chọn một ô trống. Sau đó, nhập các giá trị hoặc ô mà bạn muốn nhân với nhau theo định dạng, =A1*B1*C1 … Dấu hoa thị sẽ thực hiện phép tính nhân giữa từng giá trị có ghi trong công thức.

Nhấn Enter để trả về kết quả bạn muốn. Xem nó trông như thế nào so với ảnh chụp ở trên.

Phép tính chia trong Excel

Để biểu diễn công thức chia trong Excel, hãy nhập các ô bạn muốn thực hiện phép tính chia theo định dạng, =A1/B1. Công thức này sử dụng dấu gạch chéo ở phía trước, “/,” để chia ô A1 cho ô B1. Ví dụ: nếu A1 là 5 và B1 là 10, =A1/B1 sẽ trả về giá trị thập phân là 0.5.

Phép chia trong Excel là một trong những chức năng đơn giản nhất mà bạn có thể thực hiện. Để làm được điều này, hãy bắt đầu bằng một ô trống và nhập dấu “=”, và bổ sung thêm hai (hoặc nhiều) giá trị bằng muốn chia bằng dấu gạch chéo, “/,” ở giữa. Kết quả phải ở định dạng sau =B2/A2, như hình ảnh ở bên dưới.

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 8

Nhấn Enter và kết quả mong muốn của bạn sẽ xuất hiện trong ô mà bạn đã tô đậm ban đầu.

Hàm tính ngày tháng trong Excel

Công thức DATE trong Excel được ký hiệu bằng =DATE(year, month, day). Công thức này sẽ trả về một ngày tương ứng với các giá trị được nhập trong ngoặc đơn – ngay cả đối với các giá trị được nhập từ ô khác. Ví dụ, nếu A1 là 2018, B1 là 7 và C1 là 11, =DATE(A1,B1,C1) sẽ trả về kết quả là 7/11/2018.

Tạo ngày trong các ô của bảng tính Excel có thể xem là một nhiệm vụ hay thay đổi liên tục. May mắn thay, có một công thức tiện dụng để xử lý việc này rất dễ dàng. Có hai cách để sử dụng công thức này:

Tạo ngày từ một loạt các giá trị ô. Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô trống, nhập “=DATE,” và trong dấu ngoặc đơn, nhập các ô có giá trị tạo ngày mong muốn của bạn – bắt đầu bằng năm, sau đó là số tháng và cuối cùng là ngày. Định dạng cuối cùng sẽ giống như thế này: =DATE(year, month, day). Bạn có thể xem kĩ hơn ở ảnh bên dưới.

Tự động đặt ngày hôm nay. Để làm điều này, hãy chọn một ô trống và nhập chuỗi văn bản sau

=DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(TODAY()), DAY(TODAY()))

Sau đó nhấn Enter để trả về ngày hiện tại bạn đang làm việc trong bảng tính Excel của mình.

Tổng hợp các hàm cơ bản thông dụng trong Excel hình 9

Trong cả hai công thức sử dụng công thức ngày của Excel, ngày trả về của bạn phải ở dạng “mm/dd/yy” – trừ khi chương trình Excel của bạn được định dạng khác nhau.

Hàm VLOOKUP trong Excel

Đây là một công thức Excel có thể sẽ khiến bạn gặp nhiều lúng túng trong quá trình sử dụng. Nhưng nó đặc biệt hữu ích trong những lúc bạn có đến hai bộ dữ liệu trên hai bảng tính khác nhau và muốn kết hợp chúng thành một bảng tính chung.

Lưu ý: Khi sử dụng công thức này, bạn phải chắc chắn rằng có ít nhất một cột xuất hiện giống nhau trong cả hai bảng tính. Quét toàn bộ dữ liệu của bạn đang sử dụng để đảm bảo những thông tin này là giống hệt nhau và không bao gồm những khoảng trắng thừa.

Công thức hàm VLOOKUP:

VLOOKUP(lookup value, table array, column number, [range lookup])

Bạn có thể xem bài hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm VLOOKUP của chúng tôi để tìm hiểu rõ hơn nhé!

Hàm COUNT trong Excel

Công thức hàm COUNT trong Excel được ký hiệu là =COUNT(Start Cell:End Cell). Công thức này sẽ trả về một giá trị bằng với số lượng giá trị dữ liệu được tìm thấy trong phạm vi ô mong muốn của bạn. Ví dụ, nếu có tất cả tám ô được nhập giá trị giữa phạm vi từ ô A1 đến ô A10, =COUNT(A1:A10) sẽ trả về giá trị là 8.

Công thức COUNT trong Excel đặc biệt hữu ích cho các bảng tính lớn, ví dụ như bạn muốn xem có bao nhiêu ô chứa giá trị thực tế. Và lưu ý rằng, đây không phải là công thức thực hiện bất kỳ phép toán liên quan đến giá trị của các ô, mà công thức này chỉ đơn giản là đếm số lượng giá trị trong một phạm vi ô Excel đã chọn.

Hàm AVERAGE – Công thức tính giá trị trung bình trong Excel

Để thực hiện phép tính trung bình trong Excel, hãy nhập vào các giá trị, ô hoặc phạm vi ô mà bạn đang muốn tính kết quả trung bình theo định dạng, =AVERAGE(number1, number2,…) hoặc =AVERAGE(Start Value:End Value). Điều này sẽ giúp bạn tính giá trị trung bình của tất cả các giá trị hoặc phạm vi của các ô hiện có ở bên trong dấu ngoặc đơn.

Đây cũng là một trong những hàm cơ bản mà bạn có thể sử dụng tìm kiếm giá trị trung bình trong một phạm vi ô của Excel, từ đó bạn không cần phải tìm các giá trị tổng riêng lẻ và thực hiện phép tính chia trên tổng kết quả mà bạn vừa tìm được, giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Dùng để tham khảo: trung bình của một nhóm số liệu bằng tổng của các số đó, chia cho tổng số các giá trị hiện có trong nhóm.