Giới thiệu Microsoft Excel : Tính năng, công dụng và mục đích sử dụng

33

Microsoft Excel là một chương trình phần mềm có sẵn trong bộ Microsoft Office 2019 và các phiên bản trước đó. Nó được sử dụng để tạo bảng tính, là các tài liệu mà trong đó dữ liệu được trình bày theo hàng và cột – giống như một cái bảng lớn.

Do tính linh hoạt và khả năng xử lý dữ liệu cực tốt, Excel đã trở thành một trong những chương trình phần mềm được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh doanh kể từ khi được ra mắt vào năm 1985.

Microsoft Excel cũng với Microsoft Word và PowerPoint là ba phần mềm văn phòng cơ bản nhất, được bao gồm trong tất cả phiên bản Microsoft Office từ trước tới nay.

Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng để ghi lại và phân tích dữ liệu số. Hãy nghĩ về một bảng tính như là một tập hợp của các cột và hàng để cùng nhau tạo thành một bảng dữ liệu lớn. Các chữ cái thường được gán cho các cột và số thường dùng để gán cho các hàng. Điểm mà một hàng và một cột gặp nhau sẽ được gọi là một ô. Địa chỉ của một ô dữ liệu được xác định bởi chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho một hàng.

Excel được dùng để làm gì?

Các chương trình bảng tính điện tử ban đầu được dựa trên bảng tính giấy và thường được sử dụng cho các công việc kế toán. Như vậy, bố cục của bảng tính trong Microsoft Excel cũng có nét tương đồng với bảng tính giấy. Dữ liệu liên quan sẽ được lưu giữ trong các bảng – là một tập hợp các hộp chữ nhật nhỏ hoặc các ô được sắp xếp thành các hàng và các cột.

Tất cả các phiên bản Excel và các chương trình bảng tính khác có thể lưu trữ một số trang bảng tính vào trong một tệp chung và lưu giữ trực tiếp trên máy tính. Tệp dữ liệu đó thường được gọi là sổ làm việc (workbook) và mỗi trang trong sổ làm việc là một bảng tính riêng biệt (worksheet).

Giới thiệu các ô và các cột trong bảng tính Excel

microsoft excel là gì hình 1

Khi bạn nhìn vào màn hình Excel – hay bất kỳ màn hình bảng tính nào khác – bạn sẽ thấy một bảng tính hình chữ nhật được tạo thành bởi các hàng (Rows) và các cột (Columns).

Trong các phiên bản mới của Excel, mỗi bảng tính chứa khoảng một triệu hàng và 16.000 cột số liệu, do đó bạn cần phải có sơ đồ địa chỉ để theo dõi vị trí của các dữ liệu.

Các hàng ngang được xác định bằng các con số (1, 2, 3), còn các cột dọc thì được xác định bởi các chữ cái trong hệ thống bảng chữ cái (A, B, C). Đối với các cột lớn hơn 26, chúng sẽ được xác định bằng hai hay nhiều chữ cái, ví dụ như AA, AB, AC hoặc AAA, AAB…

Điểm giao nhau giữa một cột và một hàng là một hình hộp chữ nhật nhỏ và được gọi là một ô. Ô là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong trang tính, và bởi vì một trang tính có chứa đến hàng triệu ô như vậy nên mỗi ô sẽ được xác định bởi tham chiếu ô của nó.

Tham chiếu ô là sự kết hợp giữa ký tự cột và số hàng, ví dụ như A3, B6 và AA345. Trong các tham chiếu ô, ký tự cột luôn là thứ được liệt kê đầu tiên.

Kiểu dữ liệu, công thức và hàm trong Excel

microsoft excel là gì hình 2

Các kiểu dữ liệu mà một ô có thể chứa bao gồm:

  • Số
  • Văn bản
  • Ngày và thời gian
  • Giá trị Boolean
  • Công thức

Các công thức được sử dụng để tính toán, thường kết hợp dữ liệu chứa trong các ô khác. Những ô dữ liệu này nằm ở các Worksheets khác nhau hay thậm chí là ở trong các Workbooks khác nhau.

Tạo một công thức được bắt đầu bằng cách nhập dấu “=” vào ô – nơi bạn muốn câu trả lời được hiển thị. Công thức có thể bao gồm các tham chiếu ô đến vị trí của dữ liệu và một hay nhiều hàm của bảng tính.

Các hàm trong Excel và các bảng tính điện tử khác là những công thức tích hợp được thiết kế để đơn giản hóa việc thực hiện một loạt các phép tính – từ các thao tác phổ biến như nhập số liệu ngày giờ cho đến các thao tác phức tạp hơn như tìm kiếm những thông tin cụ thể nằm trong các bảng dữ liệu lớn.

Microsoft Excel và dữ liệu tài chính

Bảng tính thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính. Các công thức và hàm được sử dụng trên loại dữ liệu này bao gồm:

  • Thực hiện các phép tính cơ bản như tính tổng số liệu của các hàng và hoặc các cột.
  • Tìm các giá trị xác định lãi hoặc lỗ.
  • Tính toán kế hoạch trả nợ cho các khoản vay hoặc thế chấp.
  • Tìm giá trị trung bình, tối đa, tối thiểu và các giá trị thống kê khác trong một phạm vi dữ liệu được chỉ định.
  • Thực hiện các thao tác phân tích dữ liệu, tại đó các biến số được sửa đổi cùng một lúc để xem nó ảnh hưởng đến các dữ liệu khác như chi phí và lợi nhuận như thế nào.

Công dụng khác của Excel

microsoft excel là gì hình 3

Những công dụng khác mà Excel có thể được sử dụng phổ biến bao gồm:

  • Vẽ biểu đồ hoặc biểu đồ dữ liệu để hỗ trợ người dùng xác định xu hướng dữ liệu.
  • Định dạng dữ liệu thích hợp, giúp cho các dữ liệu quan trọng trở nên dễ tìm kiếm và dễ nắm bắt nội dung.
  • In dữ liệu và biểu đồ để sử dụng trong các báo cáo.
  • Sắp xếp và lọc dữ liệu để tìm kiếm thông tin cụ thể.
  • Liên kết dữ liệu bảng tính và biểu đồ để sử dụng trong các chương trình khác như Microsoft PowerPoint và Word.
  • Nhập dữ liệu vào các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu khác để phân tích.

Giải pháp thay thế Excel

microsoft excel là gì hình 4

Các chương trình bảng tính hiện tại khác có thể sử dụng thay thế, bao gồm:

  • Google Sheet: Một chương trình bảng tính dựa trên nền tảng web hoàn toàn miễn phí.
  • Excel Online: Phiên bản ứng dụng Excel thu nhỏ, dựa trên web và hoàn toàn miễn phí.
  • OpenOffice Calc: Một chương trình bảng tính có thể tải xuống miễn phí.
  • LibreOffice Calc: Một phần mềm tương tự như Microsoft Excel nhưng miễn phí.